Gérer votre projet

 

Outils de suivi et d’évaluation adaptés aux projets philanthropiques

La création de votre projet en suivant la méthodologie de GCP vous a permis d’avoir en votre possession le document qui suivra votre projet, qu’il faudra améliorer et documenter durant toute la vie de celui-ci : le Cadre Logique.

Ce document vous permettra de suivre l’évolution entre la programmation et le terrain et d’anticiper les demandes des donateurs et bénéficiaires puisque vous serez continuellement à jour de la programmation et pourrez répondre favorablement aux questions et demandes.

Les outils d’évaluations devront suivre des directives qu’il sera utile d’établir entre les partenaires et selon les attentes des donateurs et partenaires.

 

Quels outils spécifiques, techniques pour une gestion adéquate ?

Que vous ayez un ou dix bénévoles ou salariés, vous devez posséder les outils techniques nécessaires pour une gestion qui corresponde aux besoins et aux attentes des adhérents, des partenaires et des financeurs.

Trois possibilités se présentent à vous :

  • Faire appel à une fiduciaire qui gèrera tous les aspects comptables, financiers et des ressources humaines. Cependant vous aurez le devoir d’avoir une personne chargée de réaliser des tâches administratives, financières, logistiques et des ressources humaines de base.
  • Embaucher du personnel pour gérer tous les aspects cités ci-dessus en effectuant une sélection selon les tâches à accomplir.
  • Demander à un bénévole de réaliser les tâches comptables, financières, logistiques et des ressources humaines selon une définition des actions à mettre en place pour permettre à cette personne de s’organiser.

Si vous choisissez l’une des deux dernières possibilités, vous devrez acquérir un logiciel de gestion qui permettra de réaliser les actions correspondantes aux besoins et aux attentes, ou utiliser un tableur et un traitement de texte.

ACFP Consulting vous aidera à définir les tâches à accomplir (cadre logique) et pourra vous orienter vers une application qui correspondra à vos besoins.

 

Assistance à la mise en place des activités

Les objectifs permettent de définir des résultats attendus, qui souvent sont très proches des objectifs eux-mêmes. Cependant, pour atteindre un objectif spécifique, il sera peut-être utile de définir des résultats attendus différents, qui par combinaison permettront d’atteindre l’objectif.

Egalement, pour chaque résultat attendu, plusieurs activités seront mise en place avec une définition précises des tâches à accomplir.

Un calendrier des activités sera créé et le niveau de détails dépendra de la nature et de l’échelle du projet, de son stade par rapport au projet et des modalités de mise en œuvre à prévoir.

Le calendrier des activités de même que celui des moyens et coûts, doit être clairement lié à l’obtention des résultats du projet (tel que spécifié dans la Matrice du Cadre Logique).

 

Lien entre cadre logique et les calendriers d’activités et de moyens

Lien

 

Assistance à la recherche de partenariats

La recherche de partenariats est une activité à part entière qu’il ne faut pas négliger pour le montage et l’avancement du projet car les partenaires apporteront une expertise et des problématiques différentes qui permettront d’assurer la bonne réalisation du projet.

Il est important de pouvoir présenter une note conceptuelle présentant le projet dans ses grandes lignes avant de prendre contact.

Une identification des futurs partenaires devra être réalisée en amont pour permettre de créer un groupe de travail qui correspond aux attentes de chacune des parties prenantes au projet.

 

Mise en place des outils de communication

La communication du projet est réalisée en premier lieu par la présentation de la note conceptuelle qui sera par la suite complétée par les informations du document d’approche projet.

Il est important d’identifier vos besoins de communications, c’est-à-dire :

  • Mise en place d’un site internet ;
  • Préparation de documents de communication et de marketing ;
  • Présentation du projet sur les réseaux sociaux ;
  • Etc

La communication dépendra également de votre degré d’implication financière et de votre besoin de recherche de partenariats et financeurs ou donateurs.