Formaliser votre projet

Définition des objectifs et des activités

Les Objectifs :

Quoi ?

L’analyse des objectifs permet de décrire la situation future qui sera atteinte après la résolution des problèmes et d’identifier les objectifs envisageables de l’intervention.

Pourquoi ?

Ce n’est qu’après avoir identifié les problèmes à résoudre par le projet et les parties prenantes impliquées dans leur résolution, que l’analyse des objectifs peut effectivement débuter. Si l’analyse des problèmes a été soigneusement réalisée, la formulation des objectifs peut être réalisée aisément.

Comment ?

Un problème est un état négatif existant. En reformulant l’état négatif du problème en état positif souhaité (tout en restant proche de la formulation du problème), on transforme l’arbre des problèmes en un arbre des objectifs, reliés par des relations de « moyens à fins ». L’arbre des objectifs représente alors la situation future qui sera atteinte après la résolution des problèmes. Il donne également une première indication en terme d’actions à envisager.

Parfois un manquement, une incohérence, une redondance peut être décelée dans l’arbre des objectifs. Il/elle trouve souvent son origine dans l’arbre des problèmes qui peut alors être révisé avant de poursuivre l’analyse.

Les objectifs doivent être clairs, réalistes et mesurables.

Les activités :

Lorsque la structure des objectifs est clairement définie, il doit être établit l’ensemble des activités qui permettront d’aboutir à chacun des résultats et objectifs.

Il importe d’identifier toutes les activités requises même si elles n’apparaissent pas dans l’analyse des problèmes, car celle-ci est rarement exhaustive.

Les activités ne sont pas la raison d’être du projet. Elles sont les moyens d’atteindre les objectifs.

Définition de votre projet dans un cadre logique

Description du projet Indicateurs Sources de vérification Hypothèses
Objectifs globaux – contribution du projet aux objectifs (impact) d’une politique ou d’un programme Comment les OG vont-ils être mesurés en matière de quantité, qualité et délai? Comment l’information va-t-elle être collectée, quand et par qui?
Objectif spécifique – avantages directs destinés au(x) groupe(s) cible(s) Comment l’OS va-t-il être mesuré Comment l’information va-t-elle être collectée, quand et par qui? Si l’objectif spécifique est atteint, quelles hypothèses doivent être confirmées pour atteindre l’OG?
Résultats – produits ou services tangibles apportés par le projet Comment les résultats vont-ils être mesurés en matière de quantité, qualité et délai? Comment l’information va-t-elle être collectée, quand et par qui? Si les résultats sont obtenus, quelles hypothèses doivent être confirmées pour atteindre l’objectif spécifique?
Activités – tâches à réaliser pour obtenir les résultats souhaités Si les activités ont été effectuées, quelles hypothèses doivent être confirmées pour obtenir les résultats?

Le cadre logique est principalement un outil de planification et de communication permettant de synthétiser les réflexions. Il permet de disposer d’un support synthétique et précis reprenant les données principales de la conception du projet. Il est donc important de l’utiliser et éventuellement de l’amender lors des réunions de gestion du projet.

Implémentation

Diagramme

La logique d’intervention précise que : si les conditions préalables sont remplies, les activités peuvent être réalisées ; si l’ensemble des activités planifiées sont réalisées avec le niveau d’exigence escompté et si les hypothèses (positives) sont rencontrées alors les résultats escomptés seront obtenus, ce qui entraînera la réalisation de l’objectif spécifique du projet et contribuera, à plus long terme, à l’atteinte de l’objectif global.

Budgétisation

L’ensemble des activités requises a été identifié pour atteindre les résultats escomptés, et la planification a été également réalisé, il est alors possible de déterminer les ressources financières nécessaires pour la réalisation du projet.

Certaines ressources sont parfois omises en début de projet, ce qui peut causer des difficultés lors de la mise en œuvre (ex : logistique, gestion et évaluation du projet,…). Il est donc important de régler avant la mise en œuvre du projet la répartition des responsabilités en termes de ressources et d’activités.

Les moyens requis et les coûts associés sont placés dans le cadre logique en regard des activités concernées.

Détermination du Monitoring et des Evaluations

Un système de suivi et d’évaluation qui fonctionne bien est une composante essentielle de la bonne gestion et de la redevabilité d’un projet/programme. Un suivi et une évaluation réalisés en temps opportun et fiables fournissent des informations utiles pour :

  • Soutenir la mise en œuvre du projet avec des rapports fiables, fondés sur des preuves, qui informent les gestionnaires et les décideurs en vue de guider et d’améliorer la performance du projet.
  • Contribuer à l’apprentissage organisationnel et au partage des connais­sances en menant une réflexion sur les données d’expérience et les ensei­gnements tirés, et procédant à des échanges, de façon à tirer pleinement parti de ce que nous faisons et de comment nous le faisons.
  • Soutenir les principes de redevabilité et de respect des règles en montrant si notre travail a été réalisé comme convenu et selon les normes, et les attentes des donateurs.
  • Offrir aux parties prenantes, en particulier les bénéficiaires, la possibilité de donner leur avis et leur perception sur notre travail, démontrant ainsi que nous sommes ouverts à la critique, et que nous voulons apprendre des expériences d’autrui et nous adapter à l’évolution des besoins.
  • Promouvoir et célébrer notre travail en mettant en évidence nos réalisations et nos succès, ce qui influe sur le moral et contribue à la mobilisation des ressources.

 

Qu’est-ce que le monitoring (suivi) ?

Le monitoring consiste à collecter et à analyser systématiquement l’information pour suivre les progrès réalisés par rapport aux plans établis, et vérifier leur conformité avec les normes établies. Il permet d’identifier les tendances et les schémas qui se dessinent, d’adapter les stratégies et de guider la prise de déci­sions relatives à la gestion du projet/programme.

Pourquoi une évaluation ?

Une « évaluation » est une appréciation systématique et objective d’un projet en cours ou terminé, de sa conception, de sa mise en œuvre et de ses résultats. Le but est de déterminer la pertinence et l’accomplissement des objectifs, l’efficience en matière de déve­loppement, l’efficacité, l’impact et la durabilité. Une évaluation devrait fournir des informations crédibles et utiles permettant d’intégrer les leçons de l’expé­rience dans le processus de décision des bénéficiaires et des bailleurs de fonds.

Les évaluations visent à mettre en évidence les effets de ce qui a été réalisé ; à mener une réflexion sur ces effets et à en estimer la valeur. Les constatations auxquelles elles aboutissent permettent aux gestionnaires, bénéficiaires, par­tenaires, donateurs et autres parties prenantes du projet de tirer des enseignements et d’améliorer les interventions futures.

Détermination de la Vision Stratégique

La vision stratégique est une image globale de ce que souhaite devenir l’organisation et le projet au terme d’un horizon de planification qui a été préalablement retenu. Celle-ci guide l’organisation dans la gestion du changement souhaité.

L’énoncé d’une vision sous-tend une stratégie institutionnelle de planification et de prise de décision. Il permet de traiter les enjeux à venir, de faire des choix, de résoudre des problèmes et de définir un langage commun en ce qui a trait au développement culturel, économique, social et environnemental des bénéficiaires.

La vision décrit l’orientation adoptée par celle-ci au terme de l’horizon de planification, envisagé sur la durée du projet ou plus. Elle détermine la cible et la transmet pour mieux la partager et pour expliquer les étapes qui y conduisent.

La vision stratégique est une représentation du futur souhaité, à la fois rationnelle et intuitive, englobante et prospective. Elle implique les forces vives de l’organisation et elle propose un cadre d’intervention convergent et cohérent, dans la mise en œuvre d’une ambition commune.

L’attribut « stratégique » suppose que la vision sert à coordonner une série d’actions dans un but précis.

Pérennisation

Un projet peut-être à court, moyen ou long termes. Mais la durée du projet n’importe peu à ce stade, et il est par contre très important de mettre en place une stratégie de sortie. C’est-à-dire, une stratégie qui permette aux bénéficiaires du projet de pouvoir continuer à utiliser les bienfaits et les outils que le projet a permis d’implémenter et de développer. La fin du projet ne signifie pas la fin des actions et les bénéficiaires qui ont reçu une aide pendant une durée plus ou moins longue, ne doivent pas être laissés à l’abandon par la fin du projet.

La stratégie de sortie consiste donc à former des personnes parmi les bénéficiaires pour continuer le projet, ou certains aspects qui auront été définis.

Pour éviter d’avoir des impacts négatifs sur l’économie du groupe bénéficiaire et des acteurs proches, un projet doit être équilibré au niveau social et environnemental. Pour cela, des stratégies de sortie doivent être identifiées dès le début des activités.

La pérennisation consiste donc à étudier tous les impacts du projet, avant, pendant et après tout en limitant le degré de dépendance de l’aide aussi bien dans la forme que dans le temps. Un projet est évolutif et doit s’adapter aux contraintes tout en imaginant une interruption avec des risques différents. Le fait de prendre en cause ces aspects permet d’anticiper et d’apporter des réponses qui peuvent parfois permettre d’éviter l’interruption d’un projet en apportant des réponses aux contraintes négatives.